Digitalizálás

A hiteles elektronikus másolat készítését és a hiteles elektronikus dokumentumok tárolását a következő két jogszabály határozza meg:

  • 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolatkészítésének szabályairól,
  • 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól.

A 13/2005 IHM rendelet (konverziós rendelet) alapján a megvalósításhoz egy IT biztonság szempontjából zárt rendszerre van szükség, amelynek segítségével a papír alapú dokumentummal egyenértékű elektronikus másolatot lehet készíteni számviteli bizonylatok, bizonyító erejű magánokiratok és közokiratok esetén. A közhiteles másolatkészítéshez PKI technológiát kell alkalmazni, vagyis a szkennelt dokumentumokat legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással, illetve egy minősített időbélyeg-szolgáltatótól származó időbélyegzővel kell ellátni.

A 114/2007. GKM rendelet (archiválási rendelet) pedig kijelöli a feltételeit az elektronikus dokumentumok hiteles – joghatályt megőrző – tárolásának.
A rendeletek szerint tehát sem magát a hiteles másolatkészítést, sem az e-dokumentumok tárolását nem lehet könnyen, bármilyen ad-hoc módon összeállított eszközparkkal megvalósítani. A jogalkotó előírása alapján komoly IT biztonságot és szervezettséget igénylő környezet kialakítása feltétel az érdemi munka megkezdéséhez.

Biztosítani tudjunk ügyfeleink számára a hiteles másolatkészítés lehetőségét.

Mikor éri meg hiteles e-másolatot készíteni egy dokumentumról?

A választ leginkább gazdaságossági oldalról érdemes megközelíteni. A lehetséges válaszok:

Amennyiben egy cégnél vagy intézménynél a munkafolyamatok teljesen papír alapúak és nem is tervezik a közeljövőben az átállást elektronikus dokumentumkezelésre, úgy csak egy cél fogalmazható meg, amely a hiteles e-másolat készítését indokolja, mégpedig az irattárolás költségének csökkentése. Ilyen esetben akkor lehet gazdaságilag megtérülő projektről beszélni, ha a papír alapú dokumentumok tárolási kötelezettsége legalább középtávú, illetve ha passzív állomány tárolását kell megoldani. A passzív iratanyagokban jellemzően nem kell keresni, csupán a tárolásukat kell biztosítani.

Ha egy vállalkozás elektronikus dokumentumkezelést használ – az esetek túlnyomó többségében – a folyamatai között jelen van a szkennelés. A szkennelés költségét ellensúlyozza a segítségével átláthatóvá váló üzleti, pénzügyi, valamint a gyorssá és eredményessé váló dokumentumkeresési folyamatok.

A megtérülés vizsgálatakor mindenképp figyelembe kell venni, hogy a szkennelés költségén kívül „már csak” a PKI technológia használata miatt rakódik többletteher (időbélyeg tranzakciós díja) a hiteles e-másolatokra. Napjainkban az időbélyeg szolgáltatás díja már elfogadható szinten mozog, ezért kijelenthető, hogy a hiteles másolatkészítés során megjelenő többletköltség mértéke olyan kicsi, hogy bőven összevethető az irattárazáson megtakarítható költséggel.

Amennyiben a fontos üzleti információk csupán papír alapon állnak rendelkezésére, akkor nem minden esetben jelent teljes körű megoldást, ha a digitalizálást követően csak a szkennelt dokumentum, illetve a megtalálását biztosító visszakeresési adat áll rendelkezésre, hiszen ilyen esetekben nem is a dokumentumról készült „kép” a fontos, hanem annak tartalma.

Adatbázis bármilyen papír alapú dokumentumból

Gyakorlott munkatársaink nagy precizitással építik fel a Megrendelő adatbázisát bármilyen papír alapú dokumentumból, álljanak azok strukturált (űrlapok) vagy félig strukturált (számlák), illetve strukturálatlan (szerződések, önéletrajzok, termékleírások… stb) dokumentumokból. Végeredményként nem(csak) egy „halom” visszakereshető képfájlt adunk vissza, hanem a Megrendelő által igényelt összes adatot kigyűjtve, rendszerezve.
Szolgáltatásunk rendszerfüggetlen, a Megrendelő által elvárt bármely adatbázisban képesek vagyunk a kívánt adatokat átadni.
A hatékony adatbázis-építéshez profi OCR technológia és precíz, intelligens emberi közreműködés szükséges.

Dokumentumkezelési Tanácsadás:

Amennyiben egy gazdasági szervezet a dokumentumaira, mint szervezeti erőforrásra tekint, úgy szükséges a saját dokumentumaival kapcsolatos folyamatok – nem ad-hoc módon történő – tervezése, szervezése, irányítása. Munkatársaink segítséget kívánnak nyújtani a dokumentumkezelés klasszikus tanácsadási feladatainak elvégzésében, ideértve legfőképp az alábbi területeket:

  • Meglévő dokumentumkezelési folyamatok felmérése, elemzése
  • Dokumentumkezelési stratégiaalkotás
  • Szakértői támogatás a dokumentumkezelési folyamatok optimalizálásához
  • E-dokumentumok használatának elősegítése (PKI)
  • Tanácsadás dokumentum-menedzsment rendszer kiválasztásához
  • Felhő alapú megoldások bemutatása

A dokumentumkezelés stratégiájának szolgálnia kell a vállalat gazdasági céljait, támogatnia kell az üzletmenetet. Mai felgyorsult világunkban egyre több vállalat az alkalmazott technológia segítségével ér el versenyelőnyt a piacon. A siker kulcsai közé tartoznak:

  • A gyors reakciókészség,
  • Csoportmunkából fakadó szinergia kihasználása
  • A professzionális megjelenés
  • Az ötletek hatékony megvalósítása bárhonnan
  • A vállalati tudásbázishoz történő hozzáférés bárhonnan
  • A technológiát IT-szakértelemmel alkalmazni
  • A lehető legjobban kihasználni a befektetett erőforrást

Fontos, hogy a cégén belüli szolgáltatások azonnal, könnyen együttműködjenek egymással, hogy munkatársaival és partnereivel vagy ügyfeleivel is hatékony legyen az együttműködés.

A „hozzáférés bárhonnan” nagyon fontos, mert hozzá kell férnie leveleihez, vállalati tartalmaihoz és az üzleti funkciókhoz a különböző eszközökön, amelyeket használ. Akkor is biztonságosan el kell érnie tartalmait és üzleti eszközeit a munkája érdekében, ha számítógépe nincs Önnel. Ez különösen akkor fontos, ha ügyfélkérésekkel foglalkozik, mert azonnali reagálásra van szükség a legjobb szolgáltatás nyújtása érdekében.
Olyan technológiákat kell alkalmazni, amelyek időt takarítanak meg a hatékonyabb munkavégzés lehetőségével, professzionális támogatási igény nélkül. Olyan üzleti eszközökre, amelyek együttműködve segítenek a levelezésben, dokumentumok létrehozásában, megosztásában, projektek kezelésében és ügyféltárgyalások lebonyolításában. Ráadásul jó dolog ellenőrizni a hozzáférést az érzékeny dokumentumokhoz anélkül, hogy ehhez biztonsági szakembernek kellene lennie.

Minden forint számít. A legjobb ár/érték arányt biztosító technológiák segítik leginkább a vállalkozás növekedését. Azonban olyan technológiákba kell befektetnie, amelyek a lehető legalacsonyabb összköltséget (TCO) eredményezik, ugyanakkor a legnagyobb megtérülést jelentik a végfelhasználói hatékonyságban.

Elérendő cél, hogy a havi IT-költségek előre becsülhetők és könnyen növelhetők/csökkenthetők legyenek igény szerint. Ráadásul mára megvalósíthatóvá vált, hogy nem kell IT-karbantartási költségeket fizetni a kiszolgálók kezelése miatt. Érdemes egyszerűsíteni a licenszelést, és olyat alkalmazni, amely támogatja a biztonságos mobileszköz használatot a munka során. A Microsoft Office 365 felhő alapú szolgáltatása hozzáférést biztosít olyan Office alkalmazásokhoz, amelyek táblagépekre és okos telefonokra lettek optimalizálva. A Windows táblagépekre készült Outlook például érintésvezérelt, és megkönnyíti a kapcsolattartást, a levelek megírását és kezelését útközben. A Windows Phone készülékekre, illetve iOS és Android operációs rendszerekre optimalizált Lync és OneNote funkciógazdag környezetet biztosít a mobiltelefonokon.